Tous les documents administratifs, fiscaux, financiers, commerciaux amassés au fil des années peuvent être utiles un jour ou l’autre. Ils constituent souvent des éléments de preuve en cas de litige, permettant de démontrer qu’une facture a été réglée, que les prestations promises ne sont pas réalisées, qu’un placement répond bien aux exigences posées par le fisc pour prétendre à une réduction d’impôt… Malheureusement, il n’existe pas de délai unique pour la conservation de l’ensemble de ces documents.
Les assurances
Vous devez conserver pendant dix ans après leur résiliation les contrats d’assurance couvrant votre responsabilité civile, laquelle peut être recherchée pendant cette durée, de même que les preuves de versement d’indemnités reçues de l’assureur si vous avez subi un sinistre. Pour les assurances dommages corporels, ces dix ans s’appliquent également mais, en cas de séquelles médicales, mieux vaut garder vos documents à vie. S’agissant des contrats d’habitation et automobile, il faut les garder pendant la durée du contrat, plus deux ans. C’est également pendant deux ans qu’il convient de conserver les quittances, avis d’échéance, preuves de règlements, courriers de résiliation et accusés de réception.
La vie professionnelle
Contrats de travail, certificats de travail et surtout bulletins de salaires doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Les bulletins attestent du paiement des cotisations sociales vous donnant droit à pension. Les actions en paiement de vos salaires pouvant être engagées pendant trois ans et celles relatives à l’exécution ou la rupture de votre contrat pendant deux ans, vous devez conserver toutes les pièces concernées pendant le même délai. Quant aux allocations chômage, il faut garder vos relevés pendant au moins trois ans. C’est le délai dont dispose l’Assedic pour réclamer les sommes indûment versées, vos actions en paiement étant, elles, prescrites au bout de deux ans. Enfin, les titres de paiement de pension de retraite doivent être conservés à vie. Ils peuvent notamment être utiles pour le calcul des droits à pension de réversion du survivant.
La santé
De nombreux documents doivent être conservés à vie. Il s’agit du carnet de vaccination, de la carte de groupe sanguin, du carnet de santé de l’enfant, des certificats médicaux, des résultats d’examen et des radiographies. Il faut y ajouter les remboursements médicaux, les attestations d’indemnités journalières, les certificats, examens et décisions relatifs à un accident du travail. Ces papiers sont très utiles en cas d’aggravation de l’état de santé ou de récidive d’une maladie professionnelle. En matière d’assurance maladie et maternité, les caisses disposent d’un délai de deux ans pour réclamer le remboursement des sommes indûment versées. Pour les frais hospitaliers et les diverses prestations sanitaires, les organismes concernés disposent d’un délai d’action en recouvrement variant entre deux et cinq ans (trois ans, par exemple, pour les professionnels de santé). Mieux vaut donc garder tous les documents pendant cinq ans.
La famille
Les documents relatifs à la famille doivent être conservés sans limitation de temps. Il en est ainsi des actes d’état civil valables en principe sans limitation de date même si, dans certains cas, notamment pour un dossier de mariage, ils doivent avoir été délivrés depuis moins de trois mois ou six mois.
Sont également à garder de façon indéfinie le livret de famille, les contrats de mariage et documents modificatifs relatifs aux biens apportés ou reçus par mariage, donation ou legs, les jugements de divorce, de séparation de corps, d’adoption, les donations, les testaments et leurs modifications successives afin d’éviter tout litige successoral ou pour faire preuve à l’égard des tiers, notamment le fisc.
La maison
Le titre de propriété (l’acte notarié d’acquisition ou la transmission par donation ou succession) doit être conservé aussi longtemps que vous ne revendez pas. Dans les copropriétés, il faut conserver de la même façon le règlement de copropriété. Les preuves de paiement des charges, les procèsverbaux des assemblées générales ou extraordinaires, les correspondances avec le syndic sont à archiver pendant dix ans. Quant aux prêts contractés pour l’acquisition d’un bien immobilier, ils doivent être conservés pendant deux ans après le paiement de la dernière échéance. En cas de location, le preneur doit conserver le contrat de bail pendant la durée du bail et les cinq années suivantes puisque le bailleur est en droit de demander le paiement d’arriérés pendant ce délai. L’état des lieux d’entrée et de sortie ainsi que les quittances de loyers doivent être gardés sur la même durée.
S’agissant des travaux, il faut distinguer les documents des interventions affectant le gros oeuvre, à garder dix ans, de ceux relatifs aux petits travaux (fenêtres, peinture…), à garder deux ans, ces délais correspondant aux prescriptions pour agir en cas de contestation.
Les factures d’électricité et de gaz sont à conserver cinq ans, délai vous permettant de les contester. Quant aux factures d’eau, vous avez quatre ans pour les contester si le service de distribution est assuré par une personne publique, et deux ans s’il s’agit d’une entreprise privée.
Le fisc
La durée de conservation des documents relatifs aux impôts dépend du délai de prescription dont dispose le fisc pour vous notifier un redressement (voir encadré). Les déclarations d’impôt sur le revenu sont à conserver trois ans à comp- ter de l’année qui suit l’année d’imposition. Dans cette même durée, le contribuable doit garder l’ensemble des pièces relatives aux sommes déclarées, aux crédits et réductions d’impôt demandés, aux déductions effectuées. Pour les impôts locaux, les avis d’imposition sont à garder jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle de leur réception. Mais il est préférable de les conserver trois ans car le fisc peut remettre en cause les dégrèvements, exonérations ou abattements accordés pendant ce délai.
Enfin, en matière de droits d’enregistrement (droits de donation et de succession, impôt de solidarité sur la fortune (ISF), ventes d’immeubles et de fonds de commerce), l’action de l’Administration peut être entreprise dans un délai de trois ans ou de six ans. Il est donc préférable de garder les déclarations et tous les documents justificatifs pendant six ans à compter du fait générateur de l’impôt (date du décès pour une succession, 1er janvier de l’année d’imposition pour l’ISF).
La banque
S’agissant des crédits (crédits à la consommation ou immobiliers), les justificatifs doivent être conservés durant deux ans à compter de la dernière échéance versée, délai pendant lequel les litiges peuvent être portés devant les tribunaux. Les relevés de comptes, bordereaux de versement, talons de chèquier, opérations de virement ou de prélèvement, documents concernant tous les comptes (livrets, comptes-titres, plans d’épargne en actions) sont à garder pendant un délai de cinq ans, correspondant à celui de l’action civile. Enfin, le souscripteur d’un contrat d’assurance vie doit le garder sa vie durant. Quant au bénéficiaire d’un contrat, il doit en garder un exemplaire pendant dix ans dès qu’il a connaissance du contrat.